Gute Mitarbeitergespräche wollen gelernt sein

mitarbeitergesrpaechEin Mitarbeitergespräch steht mindestens einmal im Jahr an. Und es ist oftmals so, dass weder Chef noch Mitarbeiter daran Spaß haben. Das ist auch nicht verwunderlich, denn ein solches Feedbackgespräch bedarf einer guten Vorbereitung, ist anstrengend und zuweilen auch unangenehm. Ganz besonders dann, wenn man dem Kollegen mitteilen muss, wo er beruflich steht, statt stehen zu können und das er sich ins Zeug legen muss. Damit das Mitarbeitergespräch ein voller Erfolg wird – aus zwei Perspektiven, ist es wichtig, einige Punkte zu beachten.

Welche Arten und Anlässe gibt es für Mitarbeitergespräche?

Es gibt für ein Mitarbeitergespräch die verschiedensten Anlässe, wie beispielsweise:

  • Anerkennungsgespräch: Hier werden die Leistungen eines Mitarbeiters gelobt (Motivation)
  • Korrekturgespräch: Hier wird das Ziel verfolgt, den Mitarbeiter auf Fehler aufmerksam zu machen. Dabei wird nach Lösungen gesucht, um Fehler in Zukunft zu vermeiden.
  • Gehaltsgespräch: Es werden finanzielle Anpassungen besprochen. Besonders häufig ist das Thema Gehalt/Lohn ein Bestandteil des Jahresgesprächs.
  • Feedback- oder Beurteilungsgespräch: Dieses dient dazu, dem Mitarbeiter Rückmeldungen zu seinen Leistungen und Fähigkeiten zu geben. Ein solches Gespräch erfolgt häufig nach dem Abschluss eines Projektes beispielsweise. Aus den dokumentierten Stärken und Schwächen des Mitarbeiters kann dann der Weiterbildungsbedarf oder auch das zukünftige Kompetenzprofil abgeleitet werden.
  • Zielvereinbarungsgespräch: Innerhalb dieses Gesprächs werden von dem Mitarbeiter und der Führungskraft die Ziele des kommenden Jahrs zumeist besprochen. Im Vertrieb handelt es sich dabei oft um die Ziele, die mit dem Umsatz korrespondieren. Im IT-Bereich sind es dann beispielsweise die Vereinbarungen von Projektzielen.
  • Jahresgespräch: Dieses ist in vielen Unternehmen heute bereits Standard. Dabei wird dann gemeinsam Bilanz gezogen über die Zusammenarbeit in dem zurückliegenden Jahr. Der Gegenstand dieses Gesprächs ist auch eine Vorschau auf das kommende Jahr sowie die Karriere- und Lebensplanung des Mitarbeiters.

Tipps für bessere Mitarbeitergespräche

Mehrere Faktoren sind ausschlaggebend dafür, ob das sogenannte Jahresgespräch von allen Beteiligten als hilfreich empfunden wird. Die Wichtigsten sind:

  • Eine gute Vorbereitung und
  • die Zielsetzung des Vorgesetzten bzw. des Mitarbeiters.

Auf ein solches Feedbackgespräch sollte niemand auf „gut Glück“ eingehen, denn das endet dann nur als Debakel. So hilft es beispielsweise einen typischen Ablauf für ein solches Mitarbeitergespräch zu nutzen:

Ablaufschema: 3 Phasen für das Mitarbeitergespräch/Jahresgespräch
Analyse / Feedback –   Aktuelle Arbeitsaufgaben

–   Bisherige Erfolge

–   Zielerreichung

–   Eventuelle Kritikpunkte

–   Arbeitszufriedenheit

Planung / Ziele –   Veränderungen

–   Aufgabenplanung

–   Zielformulierung

Perspektive / Entwicklung –   Berufliche Perspektiven

–   Persönliche Wünsche

–   Entwicklungsoptionen

–   Weiterbildung

–   Förderplanung

 

Zudem sind auch die innere Haltung und der Inhalt sowie der Ablauf des Gesprächs entscheidend. Wer bereits nach dem Motto startet „Der Typ hat sowieso keine Ahnung von meiner Tätigkeit“ oder „Wir ziehen das jetzt durch und dann haben wir das hinter uns“, dann kommt bei dem Mitarbeitergespräch sicherlich nicht mehr heraus als ein Pfund Gehacktes.

Darf ein Mitarbeitergespräch verweigert werden?

Diese Antwort kann mit einem klaren „nein“ beantwortet werden. Ein Chef bzw. eine Führungskraft hat das Recht, zu jederzeit einen Mitarbeiter zu einem Mitarbeitergespräch aufzufordern, welches mit seiner Arbeitstätigkeit zusammenhängt. Des Weiteren müssen die Angestellten dann auch Auskunft zu sämtlichen Sachverhalten geben, die mit ihrem Arbeitsbereich zusammenhängen. Wird von dem Mitarbeiter ein solches Gespräch verweigert, dann stellt das einen arbeitsvertraglichen Pflichtverstoß dar.

Doch weniger eindeutig geregelt ist, ob der Arbeitnehmer auch Auskünfte geben muss, die ihn selbst belasten, wie beispielsweise Compliance-Verstoesse. In seinem solchen Fall wird das Aussageverweigerungsrecht höher von den Juristen gewertet als die Auskunftspflicht. Ganz anders ist es jedoch bei Angaben außerhalb des Arbeitsbereichs. Hier greift das Persönlichkeitsrecht und nicht der Schutz der Privatsphäre, sofern dem Arbeitgeber aus dem dortigen (Fehl-)Verhalten keine Schäden oder Nachteile drohen. In dem Fall muss der Arbeitnehmer zum Sachverhalt äußern.

Als Chef bessere Mitarbeitergespräche führen

Eine schlechte Vorbereitung, keine Gesprächsstruktur, unsachliche Äußerungen – die Liste der typischen Fehler ist lang, die von einem Vorgesetzten gemacht werden können und diese sind sogar zum Haare raufen.

Die Folge dieser Fehler ist Frust auf beiden Seiten. Bei einem Mitarbeitergespräch ist die Motivation das Allerwichtigste und im Anschluss sollte jeder Mitarbeiter wissen, wo er steht und auch mit erhobenen Kopf den Raum verlassen können. Mit einer strukturierten Vorbereitung kann dieses Ziel erreicht werden. Ganz egal ob es sich dabei um ein Anerkennung-, Ermahnungs- oder Konfliktgespräch handelt.

Das Feedback beim Mitarbeitergespräch

  • Vor dem Gespräch: Das Feedback vorbereiten
  • Die organisatorischen Eckpunkte des Gesprächs planen: Zeitpunkt, Dauer und Ort der Unterhaltung
  • Das Gespräch inhaltlich eingrenzen. Das ist hilfreich, um bei der Sache bleiben zu können und nicht abzuschweifen.
  • Die Frage beantworten, welche Art von Mitarbeitergespräch geführt werden soll. Was soll angesprochen werden? Müssen Dokumente, wie beispielsweise Zielvereinbarungen vorbereitet werden? Alles muss sorgfältig vorbereitet und verfasst werden. Am besten ein paar schriftliche Notizen machen, die im Gespräch als Leitfaden genutzt werden können.

Während des Mitarbeitergesprächs: Das Feedback geben

Es kann während des Gesprächs zu unerwarteten Wendungen kommen. Auch darauf sollte man mental vorbereitet sein. So ist es wichtig einen kühlen Kopf zu bewahren, denn so können auch schwierige Situationen im Vorfeld umgangen werden und es ist möglich, Konfliktpunkte zu lösen.

  • Eine Atmosphäre herstellen. Eine positive Stimmung kann mit einem guten lockeren Einstieg geschaffen werden. Damit kann der Mitarbeiter geöffnet und seine Kritikfähigkeit geweckt werden.
  • Die Themen eingrenzen. Niemals abschweifen und sich auf die wesentlichen Inhalte fokussieren. So kann eine sachbezogene Diskussion geführt und konkrete Maßnahmen beschlossen werden. Sieht der Mitarbeiter, dass das Gespräch zu einem handfesten Sachverhalt führt, dann geht dieser wahrscheinlich motivierter aus dem Mitarbeitergespräch heraus.
  • Die Probleme ansprechen. Wenn es nicht nur um Lob geht, dann gibt es auch immer einen Raum um Probleme anzusprechen. Das Abstellen von Fehlern kann langfristig zu einem besseren Arbeitsklima führen und zu einer höheren Produktivität. Nur muss der Mut da sein, Probleme anzusprechen. Aber es sollte damit niemals übertrieben werden. Hier ist der goldene Mittelweg und Fingerspitzengefühl langfristig der bessere Weg.
  • Ziele definieren. Ganz egal welche Art von Mitarbeitergespräch geführt wird. Es ist wichtig, dass Ziele gesetzt werden und das in jedem Gespräch.
  • Die Ergebnisse festhalten. Reden hilft nicht viel? Dem ist nicht ganz so, denn es sollten unbedingt die wichtigsten Ergebnisse es Mitarbeitergesprächs schriftlich fixiert werden, wie beispielsweise definierte Ziele und andere Vereinbarungen. Der Zweck von einem solchen Dokument ist, dass der Chef und auch der Mitarbeiter sich auch nach längerer Zeit noch an die wesentlichsten Punkte des Gesprächs erinnern.